[Webinar] Gestão de Documentos na Saúde – o básico que muitos não fazem

Publicado em 4 de dezembro de 2019, por Monise Carla Bueno

Imagem retirada de um webinar disponibilizado pela ForLogic sobre gestão de documentos na saúde. Na imagem, contém duas mulheres que participaram do webinar.

Para falar sobre Gestão de Documentos na área da Saúde, realizamos um encontro online com a Vanessa Ribeiro e a Kitti Dahlke. O Webinar aconteceu no dia 27 de novembro, às 16h e entregou mais de 1h de conteúdo rico sobre esse tema. Foi sensacional e eu amei ter participado, mesmo que nos bastidores.

Escolhemos esse tema porque muitas empresas acreditam que não precisam dar atenção a esse assunto, que ele já está resolvido. Mas, mesmo assim, deixam passar conceitos básicos que podem afetar muito o resultado final da documentação que apoia a execução do processo.

Neste texto, você verá parte da discussão que mostrou o básico que muitas empresas do setor da saúde não se atentam. Se preferir, você pode assistir o Webinar completo clicando no botão abaixo:

Assistir Webinar sobre Gestão de Documentos na Saúde

Gestão vs. Documentos

Antes de falar sobre atividades ou princípios, precisamos entender o que é gestão e o que é um documento de forma separada. Para isso, a Kitti Dahlke usou como definição de gestão o PDCA, que não é nenhuma novidade, mas também é algo que poucas empresas e profissionais usam de maneira completa.

De forma geral, é comum ver pessoas que vão direto para execução e não se atentam ao planejamento, ou até que param na execução e não verificam o resultado do que foi feito. Considerando isto, é mais difícil ainda chegar às ações corretivas, gerar aprendizado e melhorias. A gente vê isso em qualquer projeto, processo ou ação.

Um documento, de acordo com a ISO 9000:2015, é uma informação e o meio no qual ela está contida, ou seja, é um registro ou informação que pode ser guardada e acessada. Assim, um documento pode ser um vídeo, áudio, papel, bem como pode estar de maneira física ou digital em uma organização.

Quando falamos de gestão de documentos, podemos relacioná-la ao PDCA. Se fossemos discutir a etapa PLAN, por exemplo, ela consistiria em planejar a estrutura de documentos que terei na minha organização, pensar no alinhamento com a estratégia da empresa e em como isso pode ser desdobrado nos processos da organização.

Lembrando que o documento é apenas uma ferramenta de apoio para execução dos processos da organização. Como em qualquer outra ferramenta, podemos e devemos avaliar sua efetividade e eficácia.

O que a Cadeia de valor tem a ver com a Gestão de Documentos na Saúde?

Não vamos nos aprofundar no assunto de Cadeia de valor, mas ela foi criada em 1985, por Michael Porter, e tem como objetivo demonstrar o conjunto de atividades desempenhadas pela empresa (processos) que entregam valor ao cliente.

De maneira geral, ela consolida de maneira visual a vantagem competitiva da empresa. É diferente do mapa de processos, mas a cadeia de valor desdobra a estrutura organizacional dos processos.

Muitas vezes, a discussão sobre estratégia está desassociada do sistema de gestão e isso aumenta as chances destes trabalhos estarem andando em direções diferentes. Isso compromete o resultado da empresa de maneira crítica, pois a probabilidade de criar documentos desnecessários e atividades que não agregam valor para empresa é enorme.

Vamos supor que um dos meus objetivos estratégicos seja “oferecer uma assistência segura”. Para implementar esse objetivo, eu terei indicadores, projetos e ações para que isso se torne realidade na minha organização.

Quando eu desdobrar esse objetivo nos processos, preciso entender em quais deles focar para que essa assistência segura seja garantida, executada e percebida pelo cliente.

A partir de então, preciso analisar qual é a estrutura de processos que apoia essa assistência segura. Assim, haverão várias possibilidades de trabalho como no controle de infecções, segurança do paciente, enfim, diversas ações que estarão alinhadas à estratégia, trazendo, então, maturidade para alcançar os resultados estratégicos que a organização espera.

Como o Qualiex ajuda as empresas da saúde na gestão de documentos

Logo mais, a Vanessa trouxe uma explicação ampla de como o Qualiex, nosso software para gestão a qualidade,ajuda a eliminar atividades manuais na gestão de documentos na saúde. Assim, o trabalho do profissional permanece focado em apoiar os resultados da organização com o uso da informação documentada.

No Qualiex, você consegue organizar as estruturas de pastas da organização e fazer o controle de permissões de acesso à informação de maneira prática e rápida, sem a necessidade de acionar o TI o tempo todo.

Além disso, você consegue automatizar os fluxos de revisão e aprovação de documentos, assim todos os envolvidos no processo serão notificados quando tiveram pendências. Mesmo trabalhando com cópias físicas, você conseguirá fazer essa gestão de maneira simples e segura.

O Qualiex possibilita que a gestão de documentos seja feita na prática e que você consiga tirar resultados concretos da sua gestão para melhorar o trabalho e não para apenas evitar não conformidades na auditoria. Se quiser conhecer o Qualiex um pouco melhor, acesse nosso site clicando no botão abaixo:

Acessar o Qualiex

Assista o Webinar sobre Gestão de Documentos na Saúde completo!

Obviamente, eu trouxe aqui alguns pontos que eu considerei importantes ao acompanhar o Webinar, mas a Kitti e a Vanessa trouxeram 1h de conteúdo muito rico sobre esse tema. Isso, fora as dúvidas que foram respondidas durante o Webinar.

Se você quer saber mais sobre esse básico da gestão de documentos na saúde que muitas organizações não fazem (e que traz muito resultado), assista a gravação do webinar na íntegra:

Assistir Webinar sobre Gestão de Documentos na Saúde


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