As evidências em saúde comprovam que 70% das decisões médicas são tomadas com base em resultados laboratoriais. Daí vem a importância dos laboratórios clínicos estarem constantemente se atualizando e desenvolvendo melhores práticas desde a coleta até o fornecimento do laudo e interação com médico assistente para aprofundar o diagnóstico, quando pertinente. Por isso, hoje, eu vou falar um pouco sobre como o Qualiex ajuda com a acreditação PALC.
A busca por certificação e/ou acreditação é uma forma de assegurar que o laboratório entrega resultados confiáveis aos seus clientes. Todo o processo de acreditação exige gestão de documentos e melhoria contínua da qualidade em todas as etapas do processo pré-analítico, analítico e pós-analítico.
Para isto, é essencial analisar os padrões de trabalho existentes e reavaliar sua necessidade de aperfeiçoamento, deixando tudo armazenado em uma única base de dados que facilite o acesso e o controle das revisões. O Qualiex é o software fornecido pelo Grupo Forlogic, de fácil usabilidade e aplicabilidade no segmento de saúde que apoia a implantação da acreditação. Vamos compreender melhor como tudo isto acontece?
O que é acreditação laboratorial?
A acreditação laboratorial é um processo de avaliação da qualidade dos serviços e dos exames realizados em um laboratório. Quando um laboratório decide implementar a acreditação, certamente vai aperfeiçoar seus processos internos, identificar falhas e ampliar cada vez mais o cuidado e segurança com os pacientes.
Assim, os laboratórios também podem otimizar suas rotinas e instituir boas práticas para garantir a eficiência da organização. O processo traz benefícios para clientes e para o laboratório.
As normas para análise dos laboratórios brasileiros por instituições acreditadoras são coordenadas pela Organização Nacional de Acreditação (ONA), que reúne os principais programas avaliadores: o PALC (Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos) e a própria ONA, os quais formam o Sistema Brasileiro de Acreditação (SBA). O PALC tem foco na avaliação centrada na qualidade do laudo e a ONA prioriza a qualidade da gestão do serviço.
Além das normas avaliadoras, também existem normas certificadoras para os laboratórios, as quais tem foco maior ênfase no processo, destacando-se como principais o DICQ (Departamento de Inspeção e Controle de Qualidade) e o SGGS (Sistema Giovanoni de Gestão em Saúde).
DICQ e SGGS são Entidades Gestoras de Outros Programas de Qualidade reconhecidos pela ANS no Programa Qualiss, de Qualificação de Prestadores de Serviços de Saúde. O DICQ certifica laboratórios, com ênfase na qualidade do laudo.
O SGGS possui um conjunto de requisitos com foco na análise da estrutura, na melhoria do processo, na segurança do paciente, na experiência centrada no cliente, visando o desenvolvimento da gestão do laboratório na busca da efetividade das suas entregas.
A importância da acreditação laboratorial para o paciente
A acreditação laboratorial garante a qualidade dos serviços realizados pela instituição, sendo um instrumento essencial para ampliar a segurança do paciente e atestar a credibilidade dos resultados dos exames. A instituição que obtém a acreditação e/ou certificação pode destacar este compromisso, se diferenciando no mercado e atraindo cada vez mais clientes.
Ademais, a acreditação laboratorial também é importante para os médicos, que têm maior segurança dos resultados e análises realizadas, evitando o retrabalho e desconfiança dos dados apresentados.
O PALC – Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos, criado em 1998 pela Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial (SBPC/ML), evoluiu muito ao longo da sua história, tanto no aperfeiçoamento dos requisitos, quanto pela importância que dá aos exames realizados com qualidade e precisão, para garantir maior tranquilidade ao médico que realiza o diagnóstico. Atualmente o PALC é considerado o maior programa latino-americano de acreditação.
O objetivo do PALC é garantir um sistema capaz de proporcionar a melhoria contínua dos serviços prestados pelos laboratórios. Para garantir o certificado de laboratório acreditado, são avaliados todos os setores da empresa, garantindo que o fluxo inteiro do processo esteja conforme o controle de qualidade exigido pela norma.
A acreditação é um processo voluntário. Para que o laboratório seja reconhecido como acreditado, uma equipe de especialistas visita o laboratório e avalia como são realizados vários procedimentos de acordo com os requisitos estabelecidos na norma do PALC.
Esta acreditação atesta o controle de qualidade de todas as fases do processo, assegurando a qualidade de todo o serviço prestado, desde a coleta até a retirada dos resultados pelo paciente. O programa realiza auditorias através de profissionais com conhecimento e vivência na área de laboratórios de análises clínicas, o que possibilita a troca de experiências entre os auditores e os laboratórios auditados.
Um laboratório com acreditação mostra o compromisso com os serviços prestados e com as normas da qualidade. Laboratórios sem estas certificações ficam mais suscetíveis a falhas no processo laboratorial, podendo até colocar em risco os diagnósticos dos pacientes.
Assim, a acreditação afeta diretamente o cliente/paciente que realizou o exame no laboratório, pois oferece maior precisão e qualidade do laudo para o médico solicitante, o que impacta diretamente no diagnóstico e tratamento prescrito pelo mesmo, garantindo maior efetividade para o paciente.
Como obter a acreditação laboratorial?
Para obter uma acreditação laboratorial, as instituições devem preparar as equipes e cumprir com os diferentes critérios de avaliação, que podem envolver desde a avaliação dos elementos do laboratório até o acompanhamento de indicadores.
Na prática, para obter a acreditação laboratorial, é preciso garantir um sistema capaz de proporcionar uma melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados e atender aos requisitos das normas. Esse processo demanda aspectos muito relevantes da gestão do laboratório, destacando-se:
Mudança da cultura organizacional
A decisão sobre implementar o processo de acreditação no laboratório deve partir da alta administração, pois exige dedicação e comprometimento com a qualidade em todos os níveis hierárquicos. É um processo de amadurecimento do sistema de gestão, que se inicia com a descrição e/ou revisão dos padrões existentes para atender os requisitos da norma.
Neste processo de padronização é fundamental avaliar o porte da organização e o nível de maturidade gerencial a fim de criar um conjunto de políticas, procedimentos operacionais padrões, instruções de trabalho e formulários que estejam alinhados ao planejamento estratégico da instituição e coloquem o cliente/paciente no centro do cuidado. A mudança cultural é o maior ganho para a empresa, pois deixa no seu legado um novo jeito de trabalhar, priorizando a qualidade do laudo e a segurança do paciente.
Ampliação do controle de qualidade laboratorial com o uso de ferramentas digitais
O uso de sistemas nos laboratórios, possibilita uma gestão completa e eficaz da rotina dinâmica e complexa destas empresas, garantindo maior controle dos processos realizados e dos resultados que possam apresentar falhas. Dessa forma, as ferramentas digitais nos laboratórios atendem com excelência todas as necessidades da instituição e proporcionam máxima produtividade.
Além disso, auxilia no cumprimento dos critérios de avaliação e normas para acreditação laboratorial. A evolução tecnológica permite que os processos do laboratório possam ser aprimorados, tornando o controle mais efetivo. O uso por exemplo da codificação e bipagem para assegurar a rastreabilidade do processo é essencial para a qualidade do serviço prestado. Da mesma forma, possuir uma ferramenta para apoiar o controle do processo nas etapas pré-analítica, analítica e pós-analítica é fundamental.
O Qualiex fornece todos o suporte essencial para armazenamento dos padrões com segurança, para controle das revisões dos documentos padronizados, para gerenciamento dos indicadores, para a realização de auditorias internas, para o monitoramento dos planos de ações decorrentes do tratamento das não conformidades identificadas na auditoria e principalmente para garantir que tudo o que está documentado não se perca e seja de propriedade de um único profissional ou de uma área específica da empresa.
A qualidade é sistêmica e está em todos os lugares da empresa, portanto os padrões devem ser de conhecimento e aplicação por todos os profissionais da mesma. A utilização de um software específico para isto é fator crítico de sucesso para a implantação bem sucedida do PALC.
Acompanhamento de indicadores
Uma boa gestão do laboratório deve contemplar a definição e monitoramento de indicadores de gestão, qualidade e segurança permitindo a análise do desempenho dos processos internos, bem como a comparação de dados com outras instituições. Quem não mede, não conhece e quem não conhece, não consegue aperfeiçoar seus processos.
Por isso, criar um sistema de indicadores oportuniza identificar falhas e processos a serem otimizados e aperfeiçoados para melhor atender aos requisitos normativos e à qualidade esperado pelo cliente e pelos médicos solicitantes. A troca de indicadores e informações comparativas com outros laboratórios potencializa a gestão e permite a definição de metas desafiadoras para aprimorar o sistema de trabalho e os processos da organização.
Tudo isto é impulsionado e priorizado internamente quando a empresa decide buscar uma acreditação ou certificação de qualidade. O Qualiex possui um módulo específico para gerenciamento de indicadores o qual oportuniza registrar a ficha técnica para obtenção do resultado do indicador, bem como manter os resultados atualizados conforme a frequência de medição do referido indicador, possibilitando o registro da análise do resultado obtido com atenção para a identificação da causa raiz e tratamento efetivo para seu bloqueio, evitando assim a reincidência de falhas nos processos internos.
A importância do Qualiex na acreditação laboratorial
O processo de implantação da acreditação exige um plano de trabalho bem estruturado, com ações claras, responsáveis e prazos definidos que envolvem desde o conhecimento, compreensão e interpretação dos requisitos do programa PALC até a sua completa implementação nos processos do laboratório.
Para isto é essencial utilizar uma ferramenta que apoie o armazenamento dos padrões com segurança, facilitando o controle das revisões dos documentos padronizados e apoiando todo o sistema de gestão do laboratório. O Qualiex em seus vários módulos fornece suporte para o registro dos seguintes aspectos:
Gestão de documentos: toda a documentação gerada na implantação da acreditação precisa ser controlada e armazenada de forma segura para facilitar o acesso pelos usuários das informações, bem como oportunizar o controle das revisões para evitar que isto seja esquecido pela equipe tendo em vista a dinamicidade que ocorre nas rotinas de um laboratório.
Realização de Auditorias: é essencial que um serviço acreditado passe por auditorias internas do seu sistema de trabalho e isto pode ser realizado com o apoio do Qualiex, no qual é possível registrar todos os requisitos constantes no PALC e facilitar o processo de auditoria pela equipe de auditores internos.
Neste módulo, o sistema permite inclusive o registro de comentários a respeito do que foi observado durante a auditoria, possibilitando que a área auditada consiga promover melhorias significativas no seu processo no momento do tratamento da não conformidade ou da oportunidade de melhoria identificada.
Tratamento de Não Conformidades do Sistema de Gestão: o registro do tratamento das não conformidades no sistema facilita o acompanhamento pelas lideranças e permite a manutenção do histórico das ações realizadas. Tudo isto para evitar a reincidência de não conformidades com uma mesma origem ou causa raiz.
Gestão de Indicadores: a definição de um sistema de indicadores para medir as etapas críticas de cada processo, sobre o ponto de vista da qualidade, custos e segurança do paciente são importantes para assegurar que o laudo emitido pelo laboratório seja seguro, preciso e de qualidade.
O laboratório que possui um sistema de indicadores acompanhados de forma sistemática, com registros das suas análises têm muito mais condições de evoluir em termos de qualidade do que aqueles que possuem um conjunto de dados que não foram transformados em informações relevantes para apoiar o processo decisório.
Além disso, os indicadores são a forma mais fácil de estimular o alcance de novos patamares de gestão por meio da definição de metas e acompanhamento dos resultados de forma sistemática.
Registro dos Planos de Ação: o módulo do Qualiex para registro dos planos de ação permite incentivar a cultura de planejamento no laboratório. Sem planejamento, não há execução efetiva e sem execução efetiva, o resultado do negócio pode ser impactado.
Desta forma, incentivar que todo o trabalho ou projeto novo seja registrado em plano de ação faz parte da cultura das organizações que querem permanecer no mercado com sustentabilidade. Além de registrar o Plano de Ação para implantar a Acreditação, esse módulo também pode ser utilizado para registrar os planos de ação decorrentes do desdobramento estratégico, bem como os decorrentes do tratamento das não conformidades, permitindo maior facilidade no controle da execução das ações previstas pelos responsáveis das mesmas.
Segurança das Informações: todos os documentos e ações realizadas na gestão da rotina do laboratório precisam ser armazenadas em local seguro que possa ser acessado a qualquer momento, respeitando os níveis de acesso conforme hierarquia de documentos da organização e protegendo a mesma de perda do seu maior patrimônio que é o capital intelectual e o conhecimento documentado no sistema de gestão do laboratório.
O conjunto de políticas, procedimentos operacionais padronizados, instruções de trabalho, formulários, planos de ação, auditorias e tratativas reúne o know-how do laboratório que precisa ser preservado num local seguro e de fácil acesso.
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