Muito se fala sobre a necessidade da gestão de documentos, mas pouco se explica sobre o assunto. Pensamos sempre em alguma tecnologia envolvida, gerir documentos nem sempre significa a utilização de um software, os softwares só facilitam e automatizam o que é administrado por pessoas.
Gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos. Traduzindo em palavras ainda mais simples, são medidas que se toma para tornar mais fácil o manuseio dos documentos para que na necessidade de uma informação contida no mesmo, seja fácil busca-la e encontrá-la, e isso envolve sua elaboração, fluxo, uso, avaliação, arquivamento em sua fase corrente e intermediária. Entende-se por fase corrente quando um documento está em atividade, usado com frequência, como por exemplo, um fluxo ou procedimento, e intermediária é usado com pouca frequência, porém ele precisa ser administrado assim como os outros, por exemplo, o contrato social da organização.
O objetivo da gestão de documentos é:
- Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo;
- Viabilizar recuperação da informação, e isso pode ocorrer através de softwares que possibilitam a localização e utilização da informação com eficientes ferramentas de busca;
- Preservar a memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para organização;
- Otimizar o uso da informação, ou seja, tornar ideal o uso da informação.
Falando diretamente de Gestão da Qualidade, a organização deve definir a estrutura da documentação que utilizará no SGQ, e essa estrutura deve ser lógica assegurando uma coerência para melhor identificação na busca da informação, e também genérica, para que todos documentos da qualidade se enquadrem em algum tipo destacado na estrutura. Os documentos devem ter uma codificação e/ou referência que os torne únicos, ser elaborado considerando os respectivos utilizadores, ou seja, feito para a pessoa que vai utilizá-lo. Na figura abaixo pode se ver um exemplo de estrutura em pirâmide, mas essa pode ser feita em formato de árvore, diagrama, entre outros:
Exemplo de uma Hierarquia Documental – Fonte: (D. Azevedo, 2002)
No geral, a Gestão da Qualidade é composta de critérios que orientam uma gestão de documentos eficaz, tanto quando diz sobre controle de documentos onde seus conceitos são diretamente para a elaboração, verificação e validação, quanto sobre controle, onde traz a necessidade de 7 critérios:
- Compilação (por projeto, cliente, produto, data);
- Indexação (como buscar?);
- Condições de acesso (quem pode ver? como?);
- Arquivo (arquivo físico, software);
- Armazenamento e manutenção (condições ambientais e seguras principalmente para registos em arquivo morto);
- Tempos de retenção;
- Inutilização.
Quando falamos de documentos, sempre surge a dúvida: há necessidade da contratação de um software ou qualquer outro tipo de automatização?
Para responder isso você deve ver a realidade da sua organização. Se você gere uma quantidade pequena de arquivos, provavelmente não verá valor em utilizar uma automatização mais complexa pois ainda é possível controlar manualmente, mas no caso de você estar implantando um SGQ, provavelmente você está lidando com uma boa quantidade de documentos que deve ser rigorosamente controlada. Nesse caso já se pode pensar em um software como uma solução.
Uma opção de software é o Qualitfy – Docs
Veja também meu post sobre Lista Mestra e a Gestão de Documentos.
