Este é o 2° da série de 4 artigos prometidos para te apoiar na adequação da RN 443. No artigo anterior, nós vimos sobre como o Módulo Docs do Qualiex te apoia no Princípio Transparência quando se trata de Governança Corporativa.
O Princípio da Transparência no ANEXO I-A da RN 443
Agora, nós vamos nos aprofundar um pouquinho mais sobre Transparência nos embasando no ANEXO I–A, que tem como objetivo: “demonstrar quais são as práticas mínimas de gestão de riscos e controles internos a serem verificados”.
No item 1.1, da RN 443 nos traz que:
“A administração da operadora, deve avaliar as recomendações de melhoria ou de correções de procedimentos elencados pelos órgãos de controle, auditoria interna, atuário responsável e auditoria independente e designar o(s) responsável(is) pela implantação das ações necessárias, estabelecendo prazos para conclusão e períodos de avaliação do andamento”.
E para a implementação do item 1.1 devemos, no mínimo, considerar:
- Relatório de PPA (Procedimentos Previamente Acordados), que está sendo tratado no anexo IV-A e V da RN 443;
- Todos os relatórios de PPA sobre provisão e eventos/sinistros a liquidar sobre o DIOPS, que deve ser encaminhado trimestralmente a ANS;
- Termos de responsabilidade Atuarial (TRA) que também deve ser encaminhado trimestralmente a ANS;
- Recomendações de melhoria ou correções de procedimentos registradas em ATAS de conselhos, comitês internos ou reunião com proprietários;
- Todos os Ofícios da ANS e relatórios de conformidades com a normativa da ANS produzidos pelas instâncias internas da operadora;
- Relatório de avaliação de procedimentos e rotinas que visam assegurar a confiabilidade e adequação dos relatórios e demonstrativos financeiros que são enviados à ANS, incluindo Relatório Circunstanciado Sobre Deficiências de Controle Interno; e
- Relatórios de Auditoria Interna do ano em exercício;
Um ponto muito importante que deve ser ressaltado aqui é que devemos nos atentar para não deixar “passar batido” a verificação de todas as saídas desses relatórios relacionados a recomendação de melhoria ou correção. Este é um ponto que todo auditor independente vai avaliar.
Esta verificação nada mais é do que acompanhar se: o que foi proposto foi executado, essa verificação pode ser realizada pelos assessores de governança ou por alguma área nomeada.
PPA – Procedimentos Previamente Acordados
Eu não poderia encerrar este artigo sem mencionar o Anexo IV – A que é o complemento do Anexo I-A. Este anexo traz informações relativas ao PPA e por isso os dois se complementam.
O anexo Anexo IV-A nos traz uma descrição dos Procedimentos Previamente Acordados, que devem ser executados para verificação do cumprimento dos requisitos constantes, conforme abaixo:
- Obter, da administração da operadora, os atos constitutivos da operadora e a estrutura corporativa de gestão de riscos. Verificar se os relatórios citados no item 1.1.1 do anexo A-I foram formalmente comunicados à administração da operadora.
- Obter da administração da operadora, relatório de acompanhamento dos últimos 12 meses da implementação das recomendações de melhoria de controles internos efetuados pela auditoria externa e auditoria interna, atuário responsável, órgãos consultivos ou de controle e fiscalização internos e órgão regulador, para verificar:
- se todas as recomendações formais originalmente propostas nos documentos listados no item 1.1.1 estão sendo cumpridas;
- se algumas das recomendações de melhoria de controles internos foi desconsiderada ou considerada como imaterial sem uma justificativa formalmente documentada pela administração da operadora e;
- se alguma das deficiências de controles internos identificadas pela auditoria externa, auditoria interna e órgão regulador no exercício corrente, refere-se a uma das recomendações de melhoria de controles internos considerada como implementação no exercício anterior.
- Obter, da administração da operadora supervisionada, as ATAS das reuniões formais das estruturas internas de fiscalização e de controle (conselhos ou comitês) e decisórias da administração da operadora ou, no caso de inexistência de conselhos de administração ou instância(s) equivalente(s), das reuniões com proprietários, que comprovam que os seguintes assuntos foram formalmente avaliados;
Assim podemos afirmar que o PPA (Procedimentos Previamente Acordados), exige o registro dos últimos 12 meses de atas de todos os conselhos, de todos os comitês internos, todas as acreditações e certificações obtidas pela operadora e as recomendações que ali estejam de melhoria ou de correção.
Como fazer os registros do ANEXO IV-A?
Além dos registros, o PPA também exige a evidência de implementação. Essas ATAS das reuniões formais devem ser supervisionadas e elas devem estar publicadas e controladas porque elas serão alvo do PPA com o auditor independente.
Sobre as dificuldades de registros de ATAS de reuniões, que por muitas vezes são registradas no caderno de ATAS, nós temos o Qualiex Meeting que irá apoiar o dia a dia dos responsáveis por essas atividades.
- Registrar em ata deliberação da Assembleia e Órgãos de Governança
- Evidenciar por meio da estrutura de controles internos a fiscalização e avaliação de Atos decorrentes das deliberações da estrutura de governança
- Agenda de reuniões
- Registro das informações (Atas de reuniões)
- Confiabilidade das informações (conseguimos evidenciar, quem criou, quem é o secretário, quem assinou)
- Informações de fácil localização
- Interface com demais módulos para acompanhamento das ações oriundas dessas reuniões
- Distribuição de demandas e acompanhamento dos prazos
- Evidência para auditoria interna
- Embasamento para elaboração do PPA
Fique atento para não ficar de fora dos demais artigos! Esse é o segundo de quatro artigos, que te apoiará na adequação da RN 443.
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