Quando citamos “Área da Saúde”, estamos falando de segmentos muito abrangentes, como indústrias de medicamentos, de cosméticos, laboratórios de Análises Clínicas, dentre muitos outros. Em todos esses segmentos é possível identificar o quanto que a implementação e manutenção de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é importante para o sucesso de uma organização, para que seus objetivos sejam alcançados e por aí vai.
Dentro da vivência de mais de 20 anos na área da Qualidade, a maior foi dentro da Indústria de Medicamentos, Cosméticos e, de forma mais breve, na de Alimentos. Eu consigo citar algumas situações em que a falta da disseminação da cultura da Qualidade, da manutenção de um Sistema de Gestão da Qualidade de maneira robusta… e quando falo de maneira robusta, quero falar de empresas que são certificadas, mas que não incorporaram ainda os conceitos de forma sistêmica e orgânica… entendendo a importância de aplicar, não só os conceitos, mas as ferramentas que existem para fazer o Sistema rodar.
Um case “simples”, mas, extremamente marcante na minha jornada foi ausência do Gerenciamento de Mudanças para a compra de uma peça nova (mais moderna e atual) para um equipamento ANTIGO (mais de 20 anos de uso), e que o deixaria mais eficiente, rápido e eficaz.
Uma pausa no case, para falar um pouco de GERENCIAMENTO DEMUDANÇAS…
já citei este trecho em outro artigo publicado:
“Quando falamos de “Gestão de Mudanças”, dentro do contexto dos Sistemas de Gestão, estamos falando de alterações planejadas realizadas que podem ter impacto sobre o Sistema de gestão da organização, assim como, nos produtos, processo e/ou sistemas. Ou seja, JÁ QUE ELA É PLANEJADA, é preciso avaliar a mudança que se deseja efetuar, desde:
- o que se pretende mudar;
- qual a justificativa dessa mudança;
- quais os setores afetados (positiva e negativamente) com essa mudança;
- e quais os riscos e impactos que podem existir se essa mudança for efetivada.
Gerenciar corretamente as mudanças é garantir que ela seja avaliada quanto ao impacto nos produtos, processos, sistemas e colaboradores, estabelecendo ações que possam eliminar ou mitigar os riscos e impactos, gerando um histórico das mudanças realizadas.”
Voltando ao case…
Diante do anseio de deixar a máquina (quase que jurássica, rsrs) mais rápida e mais eficiente, um processo de gerenciamento de mudanças foi avaliado como desnecessário, pois não haveria risco ao processo (somente Oportunidades), pois a máquina ficaria mais rápida e eficiente, o que aumentaria a produtividade”. O que de fato aconteceu, porém, não sem antes deixar a empresa com a máquina parada por dois meses e causando ruptura (ausência da oferta do produto para o mercado, devido à ausência de produção) no tipo de produto fornecido.
Como o Gerenciamento dessa mudança poderia ter evitado ou, pelo menos, minimizado esses riscos/impactos?
Uma das primeiras coisas a se fazer, diante do anseio da mudança, é pensar em algumas perguntinhas básicas, que, também, já citei em um artigo anterior:
- Qual o cenário atual e qual o cenário que se deseja com a mudança sugerida?
- Assim, a justificativa da mudança é …
- Quais os riscos e os impactos que essa mudança pode gerar? E, nessa avaliação, é muito importante que se considere uma equipe multisetorial e/ou multidisciplinar (com diferentes formações, ocupações ou visões diferentes do Sistema), para que não se esqueça nenhum “detalhe”.
Um “detalhe”, nesse case, que foi completamente esquecido, foi o fato de se perguntar se uma peça tão moderna seria compatível com um sistema de mais de 20 anos de uso…, mas, você pode estar se perguntando, será que alguém lembraria dessa pergunta? E eu já te respondo, daí a importância de uma equipe multissetorial para pensar na mudança que se deseja… O pessoal da Manutenção e da TI (Tecnologia da Informação) seriam os mais prováveis para pensar sobre esse “detalhe”.
Lembrando que este é apenas um dos pontos que deveriam ter sido avaliados de maneira prévia.
E, outra questão importante sobre o Gerenciamento de Mudanças é aplicar a ferramenta antes da mudança acontecer, nesse caso, antes da compra da peça, pois, uma etapa seria avaliar as especificações dela e da máquina que iria recebê-la, e verificar sua compatibilidade. Assim, poderia ser possível de antecipar os impactos e ações necessárias para mitigá-los.
O fim da história “triste”, mas que, após muito gasto e desgaste, atingiu o seu objetivo
Quando a peça nova foi ser instalada, foi constatado que o sistema da máquina não era compatível com a da peça. Foi preciso trazer técnicos de fora do estado (eu fico aqui no Ceará) para parametrizar uma nova configuração na máquina e permitir que a nova peça fosse instalada.
Dois meses depois, com a produção dessa linha totalmente parada, foi possível ver a nova peça em ação. E, de fato, a máquina teve sua produtividade aumentada em mais de 30% a produtividade.
Nesse tempo, um dos setores que mais atuou, fora todos os outros… rs, foi o Comercial. Sabe por quê? Porque alguém tinha que dar satisfação aos clientes por conta da ruptura do produto no Mercado…
Mas, alguém tinha pensado que o Comercial seria um setor a ser chamado, antes de iniciar a mudança?
Resumindo…
Quando se entende a real importância das ferramentas, das premissas e, além disso, do porquê implementar um Sistema de Gestão da Qualidade em nossa organização, compreendemos que, talvez não seja possível agir de forma prévia a todos os riscos e impactos ou extrair de todas as oportunidades todos os benefícios, mas, minimamente, nos preparamos melhor, investindo tempo no planejamento, elaborando um plano de ação mais robusto e fazendo girar a roda da Melhoria Contínua, avaliando o que precisa ser melhorado em cada etapa.
