Hoje vamos abordar o POP (Procedimento Operacional Padrão) aproveitando para destacar suas semelhanças e diferenças com os principais documentos da área da saúde. Boa leitura!
POP (Procedimento Padrão Operacional)
Logo após a definição do perfil epidemiológico da organização (maior índice de exames, procedimentos, atendimentos, tipos de internações etc.), devemos elaborar os documentos para que assegurem:
- metodologias;
- ferramentas;
- responsabilidade;
- Contingência;
- Referências.
Tudo isso para que o serviço prestado ao paciente tenha ações seguras e eficazes. O Procedimento Operacional Padrão permite a padronização e atualização constante das novas premissas técnicas, trazendo segurança para o profissional e para o paciente.
Enfim, nele se traduz a descrição minuciosa das medidas necessárias para a realização de uma tarefa. Contém suas etapas, os responsáveis pela realização de cada uma delas, materiais necessários e a frequência que deve ser realizada. Por sua vez, eles devem garantir a padronização na execução dos procedimentos, facilitando o monitoramento e as ações educativas; minimizam a ocorrência de desvios na execução de fluxos e rotinas.
O objetivo desse documento é manter o processo em funcionamento de forma planejada, estudada, validada e consequentemente segura. É crucial que o documento tenha informações suficientes, necessárias e que sirvam como guia.
O POP pode e deve ser elaborado pela equipe envolvida, ou seja, pelas pessoas que executam os procedimentos, e aprovado pelo superior imediato. Bem como, depois deve ser validado pelo gestor máximo da área envolvida, normalmente um diretor.
Mas quais os principais documentos da saúde?
Dentre os principais documentos e procedimentos da área da saúde se destacam:
- As Políticas Institucionais;
- POPs (Procedimentos Operacionais Padrões);
- Protocolos;
- Manuais;
- Its (Instruções de Trabalho);
- Formulários.
Há uma relevante importância na elaboração, validação, preservação, disseminação e adesão desses documentos.
Documentos e procedimentos da Saúde
Para uma gestão da qualidade ser implantada de forma segura, padronizada e constante, temos que evidenciar e descrever:
- norteamentos;
- fluxos;
- rotinas dos processos.
E dessa forma, mantê-los desenhados com metodologias definidas, validadas e disseminadas uniformemente.
Vamos entender as diferenças e as semelhanças entre eles:
Políticas Institucionais
As políticas não surgem do nada, crescem ao decorrer do tempo junto com a organização.
As Políticas Institucionais ou POs, são documentos norteadores que balizam as ações de toda a organização. São norteamentos formais que facilitam e embasam as tomadas de decisões de qualquer funcionário. Devem ser seguidos por todos da instituição, sem exceção.
As POs são “livros de cabeceira”, portanto devem ser muito bem elaboradas e de forma a atender a realidade juntamente com embasamentos científicos, legislações vigentes e condutas internas da organização. Devem ser claras, objetivas e compreensíveis.
Elas definem limites e graus de liberdade para tomadas de decisões, além de padronizar comportamentos e ações.
Segundo BUSKIRK (1971:146) a Política Institucional “é uma decisão tomada antecipadamente”. Ela direciona os gestores a seguir o Planejamento Estratégico e sempre deve considerar a identidade organizacional e os pilares estratégicos da organização. Elas podem ser de:
- vendas:
- recursos humanos;
- produção;
- compliance;
- tecnologia;
- qualificação de fornecedores;
- Comunicação.
Enfim, todas as que norteiam a Identidade Organizacional de forma macro. Diferente de um protocolo, que define um conjunto de procedimentos ou etapas a serem seguidos para a realização de uma determinada tarefa.
Protocolo
Por sua vez, o Protocolo é essencial para o gerenciamento do cuidado, pois envolve tomadas de decisões e etapas dos processos, assegurando a assistência prestada.
Portanto o protocolo deve ser elaborado por equipe multidisciplinar e com embasamento científico (referências bibliográficas), lembrando sempre que este documento tem o objetivo da intervenção multidisciplinar. Exemplos: Protocolo de Dor Torácica, que envolve desde o segurança do Pronto Atendimento, passando pela recepção, enfermagem, médico e laboratório, passando ou não por intervenção cirúrgica, passando pela internação segura e finalizando na alta segura do paciente.
Os protocolos clínicos são vias formais com critérios específicos de inclusão e exclusão que fornecem algoritmos padronizados para cuidar de pacientes com condições específicas. Os protocolos são comumente usados para ajudar a implementar terapias baseadas em evidências e reduzir a variação de prática desnecessária.
A segurança do paciente refere-se aos protocolos, normas e boas práticas que instituições de saúde tomam para proteger seus pacientes de erros, lesões, acidentes e infecções. Até certo tempo nos preocupávamos como Protocolos de Segurança somente os definidos na 06 Metas Internacionais da OMS, porém hoje já entendemos que Protocolo de Segurança todos que devem ser gerenciados para a diminuição de riscos como: Abreviação de Jejum, Demarcação de lateralidade, Bronco aspiração, entre tantos outros.
Apesar de algumas diferenças entre POP e Protocolo, há padronizações úteis para ambos, pois os dois padronizam e validam ações de processos que devem:
- ter periodicidade de atualização (no máximo em dois anos) ou a cada necessidade;
- ser utilizados cotidianamente;
- estar acessíveis e não ficar guardados em gavetas ou no computador, caso os profissionais não tenham acesso ao computador;
- ter adesão. Os profissionais devem ser sensibilizados para essa adesão;
- ser validados pelo gestor do processo e pela alta gestão da organização;
- nortear de forma clara e objetiva.
IT (Instrução de Trabalho)
A IT ou Instrução de Trabalho é um documento mais objetivo e menor. Este documento mostra “como” executar certa ação descrita num POP ou Protocolo. Normalmente esse documento é um fluxograma ou uma planilha, pois há prazos a serem seguidos para determinadas ações. Ele pode aparecer como anexo de um Procedimento Operacional Padrão ou Protocolo.
Os POPs usam linguagem mais técnica, seguindo orientações da legislação vigente, e estão descritos de maneira mais formal.
A IT tem linguagem mais simples, deve ser escrita apenas com as informações realmente necessárias para execução da tarefa, serve para atender a demanda dos executores e facilitar a o passo a passo das rotinas.
A Instrução de Trabalho, pode ser evidenciada em planilhas, fluxogramas, desenhos, etc. Contudo, são documentos que partem da necessidade de “retirar” alguns marcadores do POP, Protocolo ou Manual e deixar de forma mais evidente para a aplicabilidade da rotina.
Manual
Um manual é um conjunto de instruções que informam como manipular ou fazer um uso apropriado de algo, afim de informar como as coisas devem ser feitas, manuseadas e usadas
Portanto, os manuais são textos ou desenhos utilizados como meio de coordenar, registrar dados e informações de forma organizada e de fácil compreensão, porém são sempre mais robustos e complexos.
Além disso, como existem diferentes tipos de manuais, eles também podem servir para reunir um conjunto de orientações ou instruções para orientar ou melhorar a eficiência das tarefas a serem executadas.
Na área da saúde há alguns Manuais obrigatórios na legislação como os seguintes manuais:
- Biossegurança ou de Controle de Infecção que é embasado pela RDC32 e Lei de Biossegurança – Lei 11105/05 | Lei nº 11.105, de 24 de março de 2005;
- PGRSS (Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos da Saúde) embasado na RDC 222 de 2018;
- Cadeia Medicamentosa embasado na RDC 44 e Lei 5991/73;
- Boas Práticas de Fabricação é obrigatório e fiscalizado pela ANVISA a empresas dos segmentos de: Alimentos, Cosméticos, Farmácias e Drogarias, Insumos Farmacêuticos, Medicamentos, Produtos para Saúde e Saneantes. (ANVISA 2020). Ele prevê que o estabelecimento deve estar de acordo com as regras vigentes nas etapas de produção.
Entre outros manuais de Comissões obrigatórias ou de boas práticas como: Nutricional, Hemocomponentes, radiológicas, etc.
Formulários
Os formulários são ferramentas que comprovam que as ações definidas nas Políticas, Procedimentos, Protocolos, enfim, que foram cumpridas. Enfim , são as evidências das ações, dos controles, das mensurações etc.
O formulário deixa de ser formulário e se torna um registro quando é preenchido, pois ele evidencia registros das ações citadas no parágrafo anterior.
Todos os documentos citados devem partir da definição e das atualizações regulares dos processos, contemplando e assegurando que todos estejam na mesma versão e revisão para que haja uma convergência para minimização de erros. Além de desvios na execução, resultando em aumento da qualidade dos serviços prestados.
A Gestão de Documentos, é essencial para garantir que todas as informações e norteamentos necessários para a sua instituição sejam rápida e seguramente acessadas e seguidas. E ainda, tem como objetivo a capacidade de criar, padronizar e validar processos e com isso mitigar as chances de acontecer os danos ou eventos não desejáveis.
Idealizado por Forlogic
Conheça nosso software para Gestão da Qualidade
