Gestão de documentos: qual a periodicidade para a revisão da informação?

Primeiramente, antes de responder a pergunta “qual a periodicidade ideal para a revisão da informação documentada?” explicarei os tipos de informações documentadas e a diferença entre os documentos e registros.

Vamos lá? Boa leitura!

Documentos

Os documentos referem-se às informações que orientam o que os colaboradores devem fazer, agir e como as atividades devem ser executadas.

Segue alguns exemplos de documentos:

• Processos;
• Procedimentos;
• Instruções de trabalho;
• Manuais de colaborador;
• Códigos de conduta.

Então, os documentos podem e devem passar por revisão, porque a forma como fazemos as coisas também muda.

Registros

Os registros são anotações e apontamentos do que já aconteceu, ou seja, informações referentes ao passado. É uma “prova” de tudo que foi feito.

Alguns exemplos de documentos:

• Contratos assinados;
• Atas assinadas;
• Análise de indicadores e riscos;
• Coletas;
• Fotos/Vídeos/Podcast.

Por outro lado, os registros não precisam passar pela revisão, uma vez que são coisas já concluídas, que não há como mudar, somente refazer. Agora sim, respondendo a dúvida inicial!

Qual a frequência que devo atualizar os documentos da minha empresa?

Bom, não há regra! A periodicidade é definida de acordo com seu processo, é preciso avaliar com que frequência as atividades mudam na sua empresa. Por isso, pode ser que uma frequência de um ano seja muito pouco, mas para outros, é a frequência ideal.

A revisão de documentos é muito importante para que o colaborador saiba onde agir, já que não é objetivo da empresa implantar uma melhoria de processos para que o colaborador execute de forma errada só por ter esquecido de realizar um procedimento.

A área da saúde lida com muitos papéis, então aconselho a automatização. Ao substituir os papeis por um sistema de gestão de Documentos você, além de eliminar o papel o que reflete na diminuição de custos, ainda eliminar a bagunça em hospitais ou clínicas.

Assim, a planilha é uma forma de fazer o controle, mas se você quiser automatizar o processo ganhando velocidade, segurança e facilidade, recomendo que você utilize o Qualitfy – Gestão de Documentos (Docs). Nele, há a possibilidade de revisão automática, onde você define a periodicidade padrão que seus documentos devem ser atualizados de acordo com a classificação.

O software de Gestão de Documentos criado com a tecnologia ForLogic garante o controle de informação documentada com um software simples de usar, sem planilhas e sem complicações.

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