Gestão de documentos: qual a periodicidade para a revisão da informação?

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Vanessa Ribeiro

Vanessa Ribeiro

Primeiramente, antes de responder a pergunta “qual a periodicidade ideal para a revisão da informação documentada?” explicarei os tipos de informações documentadas e a diferença entre os documentos e registros.

Vamos lá? Boa leitura!

Documentos

Os documentos referem-se às informações que orientam o que os colaboradores devem fazer, agir e como as atividades devem ser executadas.

Segue alguns exemplos de documentos:

  • Processos;
  • Procedimentos;
  • Instruções de trabalho;
  • Manuais de colaborador;
  • Códigos de conduta.

Então, os documentos podem e devem passar por revisão, porque a forma como fazemos as coisas também muda.

Registros

Os registros são anotações e apontamentos do que já aconteceu, ou seja, informações referentes ao passado. É uma “prova” de tudo que foi feito.

Alguns exemplos de documentos:

  • Contratos assinados;
  • Atas assinadas;
  • Análise de indicadores e riscos;
  • Coletas;
  • Fotos/Vídeos/Podcast.

Por outro lado, os registros não precisam passar pela revisão, uma vez que são coisas já concluídas, que não há como mudar, somente refazer. Agora sim, respondendo a dúvida inicial!

Qual a frequência que devo atualizar os documentos da minha empresa?

Bom, não há regra! A periodicidade é definida de acordo com seu processo, é preciso avaliar com que frequência as atividades mudam na sua empresa. Por isso, pode ser que uma frequência de um ano seja muito pouco, mas para outros, é a frequência ideal.

A revisão de documentos é muito importante para que o colaborador saiba onde agir, já que não é objetivo da empresa implantar uma melhoria de processos para que o colaborador execute de forma errada só por ter esquecido de realizar um procedimento.

A área da saúde lida com muitos papéis, então aconselho a automatização. Ao substituir os papeis por um sistema de gestão de Documentos você, além de eliminar o papel o que reflete na diminuição de custos, ainda eliminar a bagunça em hospitais ou clínicas.

Assim, a planilha é uma forma de fazer o controle, mas se você quiser automatizar o processo ganhando velocidade, segurança e facilidade, recomendo que você utilize o Qualitfy – Gestão de Documentos (Docs). Nele, há a possibilidade de revisão automática, onde você define a periodicidade padrão que seus documentos devem ser atualizados de acordo com a classificação.

O software de Gestão de Documentos criado com a tecnologia ForLogic garante o controle de informação documentada com um software simples de usar, sem planilhas e sem complicações.

Converse com um especialista, nós podemos te ajudar!

 

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Este post tem 4 comentários

    1. Juliana Geremias

      Olá, o texto diz “pode ser que uma frequência de um ano seja muito pouco, mas para outros, é a frequência ideal”. Ou seja, o período de revisão vai depender do contexto de cada empresa.

  1. Luciana Veiga

    Oi, boa tarde!
    Mas existe alguma legislação ou norma que estipula que deve ser revisado anualmente?

    1. Juliana Geremias

      Olá, Luciana. tudo bem por aí?

      Conforme a Vanessa citou no post não há regra para revisão. Contudo, a periodicidade deve ser definida de acordo com seu processo.

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