Gestão de Documentos: gerando valor para a organização

Publicado em 8 de julho de 2020, por Ana Giovanoni

Desenho de um computador com alguns documentos da área da saúde ao seu redor. Essa imagem simboliza o artigo no Blog da Qualidade para saúde sobre gestão de documentos.

Estamos vivendo a era da geração de valor e os administradores precisam estar atentos para os aspectos geradores de valor nas organizações. Na área da saúde, abordamos este tema constantemente demonstrando que além do valor econômico, as organizações precisam gerar valor ao cliente e à sociedade.  Mas como a gestão de documentos pode nos ajudar com isso?

O conceito de valor econômico pode ser definido como a diferença entre os produtos e serviços e os custos econômicos para a empresa que os fabrica e entrega. Assim, o valor equivale ao conceito econômico de excedente total, que é igual à soma dos excedentes do produtor e do consumidor. Já o valor em saúde é um conceito ampliado. 

A dimensão somente econômica apresenta uma aplicação limitada na saúde. Entretanto, neste setor, o “valor social” está inexoravelmente interligado aos seus objetivos. Esse valor é criado quando os recursos, os processos, os produtos e os serviços de uma organização são utilizados para gerar melhoria nas vidas dos indivíduos. Ou da sociedade como um todo, adicionalmente ao valor econômico (Fonte: Pedroso e Malik. Cadeia de valor da saúde: um modelo para o sistema de saúde brasileiro. Ciência e Saúde Coletiva, 2012). 

Neste artigo, vamos analisar de que forma a gestão de documentos contribui para gerar valor para as organizações. Principalmente quando percebemos que muitas vezes gestores e empreendedores não dão a devida importância para este assunto. Desta forma, colocam a empresa em situações de risco fiscal, trabalhista e principalmente em relação a dados sensíveis.

O que é gestão de documentos?

É um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos e registros de maneira eficiente, segura e inteligente. Assim, possibilita a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente. 

Imagine o volume de políticas, procedimentos, protocolos clínicos e instruções de trabalho existentes num serviço hospitalar, por exemplo. Estes documentos precisam estar organizados e serem localizados facilmente para realização das atividades de rotina. Não só isso, mas também para evidenciar o controle dos processos, a segurança na realização de procedimentos com pacientes e até para prevenir a judicialização e a proteção de dados sigilosos de clientes. 

Recentemente tive oportunidade de realizar uma auditoria remota no segmento da saúde. Identifiquei muita fragilidade no armazenamento e organização de documentos, dificultando a busca de evidências na elaboração e aprovação de documentos. Estes eram utilizados sem passar por uma aprovação superior e colocando em risco a organização por descumprimento de requisito legal.

Outro aspecto que identifiquei foi o uso de documentos obsoletos em determinados departamentos. Contudo, porque o controle estava sendo feito manualmente e houve uma falha neste processo. 

Entretanto, a situação mais constrangedora foi a geração de uma notificação ao órgão regulador tendo em vista que o paciente assinou um documento autorizando a realização de um procedimento e foi realizado outro. Isso aconteceu simplesmente porque o documento impresso para o paciente assinar não foi o documento atualizado que considera a situação da pandemia. Estes e muitos outros exemplos ocorrem quando não temos uma boa gestão de documentos.

Qual a importância desse procedimento para a empresa?

Diariamente as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia e se tornaram recursos de competitividade. 

Informações fundamentais precisam ser armazenadas com controle e com segurança constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos imensuráveis, além da perda da reputação da empresa. Informações estas como

  • dados cadastrais de clientes/pacientes, fornecedores e prestadores de serviços;
  • estatísticas da organização; 
  • registros de procedimentos internos; 
  • contratos com fornecedores, prestadores e com clientes. 

Imagine com a implantação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)? Com essa lei, as organizações terão que redobrar o cuidado para gerenciamento de documentos e dados, em especial, no que diz respeito à dados sensíveis e exposição de conteúdos sigilosos. Outro aspecto relevante é a demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência. 

Dessa forma, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. 

A gestão de documentos tem sido uma ferramenta estratégica para as organizações. Ela é utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência. Isso porque garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos. 

Os benefícios da gestão documental

Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para as organizações. Vou destacar alguns que considero importantes:

  • Melhoria da produtividade
  • Qualidade do processo decisório
  • Economia de espaços físicos destinados ao armazenamento
  • Redução de custos operacionais
  • Segurança e confidencialidade das informações
  • Otimização do tempo das atividades e dos processos
  • Melhor gerenciamento dos recursos financeiros
  • Maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados
  • Identificação e descarte de documentos obsoletos e desnecessários
  • Aprimoramento da gestão empresarial como um todo

A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar os 3 principais pilares de todo processo: tempo, recursos e produtividade. 

Ou seja, é investir na redução de custos e na qualidade dos seus serviços, simplificando a realização de tarefas burocráticas e repetitivas que necessitam ser realizadas com rapidez e exatidão. 

A melhor estratégia para se adequar à LGPD é contar com uma empresa parceira para garantir a conformidade e a gestão de documentos físicos. E, claro, também os digitais, avaliando cada um dos requisitos e também as normas específicas de cada setor. 

Eu sou super fã do Qualiex, pois utilizo na Giovanoni para gestão de documentos, nas minhas auditorias, na gestão estratégica e dos planos de ação, no tratamento de não conformidades enfim é o software oficial da nossa empresa. 

E você? Já tem um sistema para gestão de documentos? Não hesite em consultar os profissionais do Grupo Forlogic e conversar com o time de especialistas do Qualiex, você vai se surpreender com o que vai descobrir!


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