Ao pensarmos em contratar um serviço para a organização, devemos ter em mente que um Programa de Qualificação de Fornecedores é fundamental. O mesmo vale para a compra de insumos, por exemplo.
Isso é primordial para a manutenção da qualidade dessa entrega. Principalmente, pensando naqueles produtos ou materiais que são críticos a qualidade da nossa entrega (seja ela um produto ou um serviço).
Este assunto assume uma importância ainda maior quando se trata de serviços de saúde, que lidam com a vidas de outras pessoas, como os serviços hospitalares.
A avaliação dos provedores externos é um processo contínuo e que tem ganhado notoriedade nos últimos anos. Lembrando que entendemos provedores externos como todos àqueles fornecedores externos à organização e que vendem algum tipo de serviço ou insumo
Por que implementar um processo de Qualificação de Fornecedores?
Para se implementar um Programa de Qualificação de Fornecedores, há um primeiro grande passo a ser realizado. Este primeiro passo é entender que a qualidade do serviço ou do insumo provido externamente pode afetar a qualidade da entrega da organização.
Isso se explica pelo fato de que a entrega da organização não se resume ao produto ou ao serviço isoladamente, mas contempla toda uma cadeia de suprimentos.
Esta cadeia também abrange:
- Entrega e o transporte;
- Mão de obra produtiva;
- Serviços de atendimento;
- Serviços de manutenção;
- Pós-venda;
- Assistência;
- Insumos, propriamente ditos;
- Entre outros.
Lembrando do 7º Princípio dos Sistemas de Gestão, a “Gestão de Relacionamentos”, nos faz pensar que é preciso entender quem são esses fornecedores. É necessário levar em consideração, por exemplo, sua reputação, situação econômica, suas políticas, sistemas, valores, princípios.
Isso porque assumimos uma relação de corresponsabilidade com esse fornecedor ao assinarmos um contrato. Ou, ainda, ao aceitarmos que esse provedor externo tenha acesso a documentos, dependências da organização, dentre outros fatores.
E a grande verdade é que não podemos nos relacionar com qualquer empresa.
Qual é a importância de avaliar fornecedores?
Ao assumir esse “relacionamento” com o provedor externo, compartilha-se também responsabilidades.
Além de afetar a qualidade da sua entrega, essa “parceria” pode comprometer a imagem da sua organização. Isso pode acontecer caso o fornecedor não seja de origem idônea ou apresente “comportamentos” incompatíveis com as políticas e diretrizes da sua organização.
Mas, por outro lado, manter uma cadeia de suprimentos confiável traz vantagens para a organização. Podemos citar, por exemplo, entregas mais previsíveis e confiáveis, evita o desperdício de tempo e de dinheiro
Como estruturar uma avaliação de fornecedores?
Dentro de uma organização, existem diferentes tipos de provedores externos, os que fornecem serviços, insumos, produtos, sistemas.
Antes de definir quais serão os fornecedores submetidos ao processo de qualificação, é importante entender a criticidade dele para a entrega da sua organização.
Tomando como exemplo os serviços hospitalares, podemos listar alguns fornecedores como:
- Indústria de medicamentos: principalmente aqueles que são injetáveis e administrados dentro das dependências da organização;
- Indústria de produtos para saúde: correlatos, próteses, agulhas, fios de sutura, etc;
- Fornecedores de saneantes ou Produtos para limpeza: principalmente os considerados antisséptico, que precisam apresentar eficácia comprovada para a antissepsia;
- Serviços de Controles de Pragas: Empresas que oferecem serviços para manter as instalações hospitalares livres de vetores que possam representar riscos à saúde dos pacientes, visitantes e funcionários.
- Serviços de coleta e destinação de resíduos hospitalares: pode incluir resíduos biológicos, materiais contaminados e resíduos químicos, garantindo o cumprimento das normas ambientais e de segurança para evitar contaminações e impactos negativos ao meio ambiente.
Esses são alguns exemplos de fornecedores críticos e que representam alto impacto na qualidade dos serviços hospitalares.
Depois de definir quais serão os fornecedores, a próxima etapa é entender quais são os requisitos específicos para cada um desses fornecedores.
Identificação de requisitos específicos para gestão de fornecedores na saúde
Os requisitos a serem definidos devem tomar como base o tipo de serviço, insumo ou produtos fornecidos. Dessa forma, é possível identificar quais as legislações e exigências pertinentes a se aplicar na etapa de avaliação.
Uma forma de começar a avaliação é a solicitação de documentos regulatórios. Entre os exemplos que podemos citar, estão as licenças e alvarás de funcionamento, sanitário e de operação (órgão ambiental).
Também podemos destacar o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e o Certificado da Polícia Federal e do Exército, para produtos controlados.
O Certificado de Boas Práticas de Fabricação, para indústria de medicamentos, também pode ser adotado, bem como qualquer outro que seja crucial para o funcionamento daquele fornecedor.
Com essa avaliação inicial, podemos entender, minimamente, se esse fornecedor está apto a exercer suas atividades perante os órgãos fiscalizadores brasileiros.
Para aumentar o nível da avaliação, é possível acrescentar requisitos que a sua organização entende como primordial para o processo de qualificação. Por exemplo:
- Certificações de Sistemas de Gestão das Normas ISO, ou equivalentes, como: ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade, ISO 14001:2018 – Sistema de Gestão Ambiental, ISO 17025 – Sistema de Gestão de Laboratórios, dentre outras.
- Políticas ambientais implementadas, demonstrando a preocupação do fornecedor com as questões ambientais que estão cada vez mais presentes em nosso dia a dia.
- Políticas de Compliance, antissuborno, que demonstra a preocupação do fornecedor com a transparência, ética e integridade.
- Políticas de inclusão social, demonstrando o compromisso do fornecedor contra qualquer tipo de discriminação, a não utilização de mão de obra infantil ou escrava, ou qualquer situação análoga.
- Selo ESG (Envoironmental, Social and Governance) ou qualquer outro ligado a sustentabilidade.
- Certificado Halal.
Após essa etapa de avaliação, dependendo do tipo de fornecedor, talvez seja necessária a realização de uma auditoria de qualidade.
Ela pode ser presencial ou remota. Essa auditoria tem como objetivo realizar a avaliação higiênico-sanitária e atendimento aos requisitos pré-estabelecidos (normativos, regulamentares e dos próprios clientes).
Critérios de avaliação de qualidade e conformidade
Na fase de qualificação do fornecedor, a avaliação global deve incluir os requisitos falados anteriormente. Assim como a auditoria de qualidade e outros critérios que podem ter impacto direto e indireto nos processos, produtos, sistemas da organização e na própria organização.
Alguns desses critérios que podem ser, mas sem se limitar a:
- Reputação;
- Custos;
- Boas práticas adotadas;
- Saúde financeira;
- Riscos relacionados;
- Produtividade.
Análise de histórico de desempenho
O programa de qualificação de fornecedores da organização é um processo “vivo”, cíclico e deve ser periodicamente acompanhado, monitorado e atualizado.
Isso porque o mundo muda, as tecnologias mudam. Mudam, também a situação dos fornecedores. A documentação tem validade, certificados podem ser perdidos e reclamações podem ser geradas.
Dessa forma, é importante inserir neste programa as Avaliações de Desempenho de Fornecedores. Nesta avaliação periódica é fundamental:
Avaliar se a documentação regulatória
É preciso avaliar se estão em dia e se foram renovadas. Caso não tenham sido, é preciso avaliar também se há algum impacto na entrega daquele fornecedor.
Avaliar a ocorrência de problemas de qualidade referentes ao fornecedor
Entre os itens que podem ser avaliados estão reclamações, reprovações de lotes, entres outros. Isso pode variar de acordo com o tipo de produto e/ou serviço entregue pelo fornecedor.
Avaliação comercial
Também é necessário avaliar se o fornecedor está cumprindo com o que foi prometido na assinatura do contrato. Aspectos como prazo de entrega, prazo de pagamento, atendimento à demanda solicitada, entre outros que podem impactar a organização, devem ser considerados.
Como diria Deming: o que não é medido, não é…
Controlado!
É importante avaliar e monitorar o desempenho dos provedores externos como forma de manter a qualidade do produto e/ou serviço prestado pela sua própria organização.
Isso é fundamental para colher os frutos desse “relacionamento”, como por exemplo:
- Entregas previsíveis;
- Manutenção da qualidade da entrega da organização;
- aumento da confiabilidade com as partes interessadas.
Mas essa prática também é importante para minimizar riscos e impactos nos custos da organização, bem como na reputação da empresa.
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Fonte: 7º Manual para Acreditação do Sistema de Gestão da Qualidade de Laboratórios Clínicos
