A Coordenação do Projeto de Acreditação – 3 de 6

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Glauber Sena Ceolin

Glauber Sena Ceolin

Fala galera da Qualidade! No segundo artigo da série Caminhos para Acreditação ONA apresentamos a estratégia 2 de 6, que consiste em propor iniciativas e rotinas para o Envolvimento da Liderança como elemento essencial para decidir, fundamentar, apoiar e gerenciar um projeto de acreditação, possibilitando o atingimento de metas como:

  1. Implantar uma cultura, processo e modelo de gestão da qualidade e segurança;
  2. Definir responsabilidades e autoridades pertinentes a cada tema;
  3. Prover recursos necessários para a Organização alcançar a conformidade com os padrões;
  4. Cobrar cumprimento dos prazos, entregas e pendências para garantir o engajamento das equipes.

Para ler ou relembrar, basta clicar aqui e conferir.

Neste 3º artigo da série falaremos sobre a estratégia de escolha e seleção do profissional para Coordenação do Projeto de Acreditação. Boa leitura!

A importância do profissional da qualidade

Na série de artigos “Caminhos para Acreditação” discorreremos sobre pelo menos 6 grandes estratégias que impactam no desempenho de uma organização que deseja implantar a metodologia do Manual ONA, sendo:

  1. Realizar um DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL;
  2. Conscientizar, engajar e estreitar participação das LIDERANÇAS, sobre seus papéis;
  3. Definir e apoiar um RESPONSÁVEL pela Coordenação do projeto de implantação;
  4. Desenvolver ações/ iniciativas para construir e evoluir a CULTURA de Qualidade;
  5. Considerar, planejar e adotar iniciativas de COMUNICAÇÃO com os stakeholders
  6. Estruturar, planejar, validar e conduzir um PROJETO de implantação

Todas estas estratégias precisam ser coordenadas, estruturadas, aplicadas e gerenciadas permeando todos os processos e áreas da Organização. Falar a linguagem da Diretoria, das médias lideranças (gerentes, coordenadores, supervisores, etc.) e também dos colaboradores operacionais quando preciso.

O projeto de Acreditação possui diversas outras demandas que não cabem nesta série de artigos, e todas podem contribuir para a entrega de melhores resultados, por isso dependem de acompanhamento específico, personalizado e capaz de ofertar suporte a Diretoria e aos Gestores.

Não é tarefa fácil. Requer níveis de competências, habilidades e atitudes elevados para que este profissional produza resultados para o projeto e para o processo de Qualidade.

A seguir falaremos de pelo menos 3 aspectos que reforçam a importância do Coordenador/ e equipe responsável pela Qualidade.

Dedicação exclusiva no projeto de acreditação

Não adianta “quebrar o galho”. Por não possuir a compreensão plena de todas as atribuições, algumas Lideranças (Diretorias) decidem atribuir o papel de Coordenação da Qualidade a profissionais que já atuam na organização em outras funções, acumulando responsabilidades.

É claro que em cenários de organizações de saúde de pequeno porte, com alguns ajustes encontramos casos justificáveis, todavia se formos acompanhar com detalhamento a atuação destes profissionais logo perceberemos que os prazos, gerenciamentos, andamentos e entregas sofrem impactos consideráveis.

A própria área de qualidade é responsável por muitas rotinas de impacto sistêmico, além de dar apoio a todo staff e Diretoria.

Somando as demandas de um projeto de Acreditação resumidas nas 6 estratégias podemos imaginar o quanto é desafiador. É necessário contar com profissional dedicado exclusivamente ao processo de Gestão da Qualidade. Dificilmente outra função existente conseguirá absorver e conduzir esta área, projeto e processo com eficiência e eficácia.

 Das atribuições

Afinal o que faz um profissional da Qualidade? Para que serve?

Se você é novo nesta área ou busca entender melhor, me sinto feliz por trazer aqui um direcionamento assertivo, baseado nos conhecimentos e vivências práticas que tive. Mas se você é “macaco velho”, vai reconhecer todos os pontos explicados e lhe convido a adicionar outros, nos comentários.

O profissional (ou equipe) da qualidade irá cumprir minimamente as seguintes funções:

  1. Atribuições próprias do Escritório da Qualidade – Rotinas que incluem, mas não se limitam a:
  • Desenvolver, disseminar, treinar e gerenciar 2 políticas (Qualidade e de Segurança do Paciente);
  • Participar do planejamento estratégico, desdobrar estratégias e indicadores, acompanhar e reportar sua evolução;
  • Elaborar, implantar e gerenciar o plano da qualidade e o plano de segurança do paciente;
  • Implantar e gerenciar a gestão por processos,
  • Implantar e gerenciar a gestão de documentos;
  • Implantar e gerenciar a gestão de não conformidades, incidentes e eventos adversos;
  • Implantar e gerenciar a gestão de riscos;
  • Implantar e gerenciar a gestão de indicadores;
  • Implantar e gerenciar as ferramentas da qualidade;
  • Implantar e gerenciar as auditorias internas, auditorias clínicas e auditorias externas;
  • Implantar e gerenciar a gestão dos protocolos de segurança do paciente;
  • Implantar e gerenciar sistemática para acompanhar comissões;
  • Implantar e gerenciar rotina para avaliar os planos de contingência institucionais;

Dependendo da realidade e contexto a Qualidade pode ainda assumir outras atribuições.

  1. Atribuições do projeto de Implantação

O projeto requer planejamento específico que inclui especialmente estudos e análises para fundamentar decisões sobre realizar ou não o diagnóstico organizacional com empresa externa, contratar ou não consultoria especializada, estimar etapas e seus desdobramentos (detalhamento), treinamentos de temas sistêmicos, definições de prazos, recursos, formação de equipes, benchmarks, entre outros pontos.

  1. Apoio e suporte aos demais gestores e áreas em suas tarefas

Mesmo em cenários onde a organização conta com apoio de consultoria especializada, o consultor realiza visitas periódicas para explicações, orientações e acompanhamentos das tarefas. Entretanto no dia a dia das organizações dificilmente as pessoas produzem e entregam suas tarefas sem o devido suporte e acompanhamento.

Isso exige da Qualidade diversos horários na agenda para atendimentos, além de mecanismos para acompanhar a evolução e as entregas, facilitando o trabalho da consultoria e direcionando os itens de maior pendência ou dificuldade.

Apoia ainda a própria Diretoria/Liderança em suas demandas mais operacionais, o que exige muitas análises, relatórios, apresentações e reuniões.

Competências requeridas para um projeto de acreditação

Com tantas atribuições complexas, estratégicas e sistêmicas podemos imaginar que o profissional da qualidade deve possuir perfil com C.H.A (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes) específicas.

Não quero fazer aqui uma listagem detalhada e gigante que espante vocês a ingressar ou permanecer na área (rsrs). A ideia é ao contrário: quero todos motivados e engajados em buscar a excelência e a melhoria contínua. Por isso sintetizei/formulei as 9 competências mais importantes e de alto impacto. São elas:

  1. Liderança – sobre si e demais profissionais;
  2. Visão Sistêmica – de seu processo, dos demais processos e suas interações, das normas, do planejamento estratégico, etc.;
  3. Boa Comunicação – para escrever políticas e procedimentos consistentes, para transmitir conhecimentos, treinamentos, oratória e apresentações falando ora na linguagem operacional, ora da Diretoria;
  4. Trabalho em Equipe – seja liderando equipe da qualidade, relacionando-se com demais gestores, com Diretores, com consultores, clientes, etc.;
  5. Resiliência – a prática é mais difícil que a teoria, os planejamentos mudam e não são perfeitos, os imprevistos acontecem e os desafios surgem sempre, exigindo capacidade de superação e recomposição breve;
  6. Foco na Segurança e Cuidado Centrado no Cliente – não podemos esquecer que Manual ONA possui o grande papel de propor padrões para garantir a segurança e a excelência para os clientes/ pacientes. Nossas decisões devem considerar isso;
  7. Planejamento e Organização – Tudo começa no planejamento do projeto, mas percorre o planejamento estratégico, plano da qualidade, plano de segurança e por aí segue. São muitas ações e estratégias, e quanto mais organizado, maior a chance de gerenciar adequadamente.
  8. Análise Crítica – não existe nada simples dentro da qualidade. Tudo requer análises, estudos e comparativos antes de tomar decisões ou mesmo para entender as informações obtidas;
  9. Conhecimentos Técnicos – deve falar o idioma “Qualitês” com seus pares, e estudar sempre sobre os temas inerentes (normas, ferramentas, auditorias, entre outros), que por sinal não param de atualizar. Vide atualização do Manual ONA 2022 com suas atualizações e novidades. Neste ponto em particular, nós te ajudaremos. Baixe agora o E-book “Mudanças no Manual ONA 2022” que desenvolvi em parceria com a equipe da Forlogic.

Apenas valorize

Encontrar profissionais comprometidos com a implantação e evolução da cultura de qualidade não é tarefa fácil, e quando encontramos iniciamos o ciclo de aprendizado continuo. É preciso dedicação elevada para responsabilizar-se por suas atribuições e saber da corresponsabilidade nas demais tarefas.

Valorize os bons profissionais da qualidade que você conhece. E se você é o profissional da Qualidade, saiba que te admiro. Você vale ouro. Nos desafios lembre-se da maravilhosa frase de Blaise Pascal: “Ninguém é tão sábio que não tenha algo pra aprender e nem tão tolo que não tenha algo pra ensinar”.

O 3º artigo da série “Caminhos para a Acreditação ONA” continua com você, nos comentários. Diz aí: Concorda com a importância de definirmos um coordenador do projeto e processo de Qualidade? Entende que há opções melhores? Comenta aí!

No próximo artigo (4 de 6) trarei a vocês estratégias para a “Construção e Evolução da Cultura de Qualidade”.

Até lá!

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