Como um software pode te apoiar para atender o princípio da Transparência da RN 443

Como um software pode te apoiar para atender o princípio da Transparência da RN 443

Este é o 2° da série de 4 artigos prometidos para te apoiar na adequação da RN 443. No artigo anterior, nós vimos sobre como o Módulo Docs do Qualiex te apoia no Princípio Transparência quando se trata de Governança Corporativa.

O Princípio da Transparência no ANEXO I-A da RN 443

Agora, nós vamos nos aprofundar um pouquinho mais sobre Transparência nos embasando no ANEXO I–A, que tem como objetivo: “demonstrar quais são as práticas mínimas de gestão de riscos e controles internos a serem verificados”.

No item 1.1, da RN 443 nos traz que:

“A administração da operadora, deve avaliar as recomendações de melhoria ou de correções de procedimentos elencados pelos órgãos de controle, auditoria interna, atuário responsável e auditoria independente e designar o(s) responsável(is) pela implantação das ações necessárias, estabelecendo prazos para conclusão e períodos de avaliação do andamento

E para a implementação do item 1.1 devemos, no mínimo, considerar:

  • Relatório de PPA (Procedimentos Previamente Acordados), que está sendo tratado no anexo IV-A e V da RN 443;
  • Todos os relatórios de PPA sobre provisão e eventos/sinistros a liquidar sobre o DIOPS, que deve ser encaminhado trimestralmente a ANS;
  • Termos de responsabilidade Atuarial (TRA) que também deve ser encaminhado trimestralmente a ANS; 
  • Recomendações de melhoria ou correções de procedimentos registradas em ATAS de conselhos, comitês internos ou reunião com proprietários;
  • Todos os Ofícios da ANS e relatórios de conformidades com a normativa da ANS produzidos pelas instâncias internas da operadora;
  • Relatório de avaliação de procedimentos e rotinas que visam assegurar a confiabilidade e adequação dos relatórios e demonstrativos financeiros que são enviados à ANS, incluindo Relatório Circunstanciado Sobre Deficiências de Controle Interno; e
  • Relatórios de Auditoria Interna do ano em exercício;

Um ponto muito importante que deve ser ressaltado aqui é que devemos nos atentar para não deixar “passar batido” a verificação de todas as saídas desses relatórios relacionados a recomendação de melhoria ou correção. Este é um ponto que todo auditor independente vai avaliar. 

Esta verificação nada mais é do que  acompanhar se: o que foi proposto foi executado, essa verificação pode ser realizada pelos assessores de governança ou por alguma área nomeada.

PPA – Procedimentos Previamente Acordados

Eu não poderia encerrar este artigo sem mencionar o Anexo IV – A que é o complemento do Anexo I-A. Este anexo traz informações relativas ao PPA e por isso os dois se complementam.

O anexo Anexo IV-A nos traz uma descrição dos Procedimentos Previamente Acordados, que devem ser executados para verificação do cumprimento dos requisitos constantes, conforme abaixo:

  1. Obter, da administração da operadora, os atos constitutivos da operadora e a estrutura corporativa de gestão de riscos. Verificar se os relatórios citados no item 1.1.1 do anexo A-I foram formalmente comunicados à administração da operadora.
  2. Obter da administração da operadora, relatório de acompanhamento dos últimos 12 meses da implementação das recomendações de melhoria de controles internos efetuados pela auditoria externa e auditoria interna, atuário responsável, órgãos consultivos ou de controle e fiscalização internos e órgão regulador, para verificar:
  3. se todas as recomendações formais originalmente propostas nos documentos listados no item 1.1.1 estão sendo cumpridas;
  4.  se algumas das recomendações de melhoria de controles internos foi desconsiderada ou considerada como imaterial sem uma justificativa formalmente documentada pela administração da operadora e;
  5. se alguma das deficiências de controles internos identificadas pela auditoria externa, auditoria interna e órgão regulador no exercício corrente, refere-se a uma das recomendações de melhoria de controles internos considerada como implementação no exercício anterior.
  6. Obter, da administração da operadora supervisionada, as ATAS das reuniões formais das estruturas internas de fiscalização e de controle (conselhos ou comitês) e decisórias da administração da operadora ou, no caso de inexistência de conselhos de administração ou instância(s) equivalente(s), das reuniões com proprietários, que comprovam que os seguintes assuntos foram formalmente avaliados;

Assim podemos afirmar que o PPA (Procedimentos Previamente Acordados), exige o registro dos últimos 12 meses de atas de todos os conselhos, de todos os comitês internos, todas as acreditações e certificações obtidas pela operadora e as recomendações que ali estejam de melhoria ou de correção.

Como fazer os registros do ANEXO IV-A?

Além dos registros, o PPA também  exige a evidência de implementação. Essas ATAS das reuniões formais devem ser supervisionadas e elas devem estar publicadas e controladas porque elas serão alvo do PPA com o auditor independente. 

Sobre as dificuldades  de registros de ATAS de reuniões, que por muitas vezes são registradas no caderno de ATAS, nós temos o Qualiex Meeting que irá apoiar o dia a dia dos responsáveis por essas atividades.

  • Registrar em ata deliberação da Assembleia e Órgãos de Governança
  • Evidenciar por meio da estrutura de controles internos a fiscalização e avaliação de Atos decorrentes das deliberações da estrutura de governança
  •  Agenda de reuniões
  •  Registro das informações (Atas de reuniões)
  •  Confiabilidade das informações (conseguimos evidenciar, quem criou, quem é o secretário, quem assinou)
  •  Informações de fácil localização
  •  Interface com demais módulos para acompanhamento das ações oriundas dessas reuniões
  •  Distribuição de demandas e acompanhamento dos prazos
  •  Evidência para auditoria interna 
  •  Embasamento para elaboração do PPA

Fique atento para não ficar de fora dos demais artigos! Esse é o segundo de quatro artigos, que te apoiará na adequação da RN 443.

 

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