4 Benefícios da Gestão de Documentos na Saúde

4 Benefícios da Gestão de Documentos na Saúde

As Organizações da Saúde têm buscado diferentes metodologias e ferramentas da Gestão que proporcionem mais direcionamento e significado para as suas relações e operações.  Sabemos que o universo de Gestão é amplo, nele temos: Gestão de Pessoas, Gestão da Experiência, Gestão Estratégica, Gestão de Projetos, Gestão por Processos, Gestão de Riscos, Gestão da Qualidade, Gestão da Marca, Gestão de Recursos, Gestão de Dados e afins. Entre essas modalidades de Gestão destaca-se a Gestão de Documentos, considerada  fundamental e de total relevância pois, além dela abarcar todas as demais, é através dela que tudo é evidenciado e continuado.

No entanto, ainda é grande o número de gestores que não dão a devida atenção a Gestão de Documentos. Nesse artigo apresentamos 4 benefícios da Gestão de Documentos que as Organizações de Saúde podem obter quando realizam uma efetiva gestão documental. São eles:

  1. Administração da Documentação;
  2. Padronização dos Processos;
  3. Alinhamento das Equipes;
  4. Segurança da Informação.


Administração da Documentação

Entendendo que as Organizações de Saúde lidam com muitos dados, informações, conhecimentos e documentações, o MBA – Manual Brasileiro de Acreditação preconiza que a Gestão da Qualidade deve estabelecer um método de padronização, elaboração, validação, acompanhamento da aprovação, disponibilização, atualização e controle de documentos.  Isso porque o volume e a relevância de tudo que é produzido diariamente pelas Organizações de Saúde, seja através de dados, informações, conhecimento estratégico ou até mesmo patrimônio intelectual, de alguma forma, deve ser documentado e gerenciado.

Contratos, informações estratégicas, informações das operações, dados pessoais e das condições clínicas do paciente, transações com os convênios, procedimentos, protocolos, são alguns exemplos de informações que são documentadas, que transitam diariamente nas Organizações e que precisam ser geridas com muito cuidado e eficiência.

Estabelecer um fluxo de administração de toda documentação, contemplando etapas que vão desde a padronização do documento, acessibilidade, circulação até a inativação, descarte ou guarda vitalícia, além de permitir a acessibilidade, a atualização e a continuidade da assistência e das operações, garante também a preservação da informação. 

Hoje em dia, graças à era da informação, muitas Organizações de Saúde têm criado processos inteligentes associados com tecnologia para administrar seu conhecimento e documentações. Através dessas soluções, além de reduzir espaços para guarda de documentação física, é possível também tornar a gestão documental mais automatizada, ágil, integrada e mais segura.

Padronização dos processos

A Gestão Documental é amiga da Gestão por Processo, isso porque os fluxos, procedimentos, instruções de trabalho, protocolos, políticas e regimentos são registros dos consensos do que precisa ser realizado em uma Organização de Saúde pela equipe multidisciplinar

Esses registros norteiam a condução dos processos de negócio e a capacitação das equipes sincronizando todo o trabalho. Além disso, permite, também, o desenho de jornadas que prezam a qualidade e a segurança, como uma experiência mais positiva para o paciente e um desfecho clínico mais efetivo e gerenciado. Sem contar que, através desses registros, é possível visitar, atualizar, continuar e desenvolver cada vez mais os processos administrativos, assistenciais e de apoio. 

Um exemplo: podemos observar, levantar informações e documentar a jornada do paciente, registrando os pontos de contato, que ações o paciente precisa realizar, assim como, que ações cada membro do cuidado também precisa realizar, o que pode dar certo, o que pode dar errado, o que é entregue em cada ponto de contato, que insumos são necessários e padronizar um consenso em comum através desses documentos.

Alinhamento de equipes

Pegando uma carona no parágrafo anterior, as documentações dos processos além de facilitar na comunicação do que precisa ser feito, contribuem muito no alinhamento e na transferência do saber entre as equipes. Um exemplo: quando uma atividade é documentada e realizada por um profissional, se ele precisar se ausentar, a equipe poderá ter acesso a essa atividade e realizá-la, isso se  outro membro da equipe possuir  a competência técnica necessária para tal atividade. 

Quando a atividade não é documentada, fica difícil realizá-la porque o conhecimento está na mente de quem a faz, quem não tem o hábito ou a responsabilidade de fazer, pode correr o risco de não executar a atividade de maneira correta e segura. Isso é um problema bem comum em muitas Organizações de Saúde o bom é que pode ser revolvido. Fazer o levantamento das atividades e dos processos, documentar esse conhecimento formalmente permitindo que pessoas chaves possam acessar essas informações são algumas soluções que indicamos aqui.

Segurança da informação

Como citado, as Organizações de Saúde lidam com muitas informações de caráter sigiloso diariamente. Garantir que essas informações serão protegidas, consultadas, descartadas ou guardadas com segurança é uma das preocupações que devem estar no radar dos Gestores e Líderes na Saúde.

Criar meios que garantam que as informações se concentrem em um só lugar, que sejam acessíveis pela pessoa autorizada, de maneira rápida e inteligente, instituindo mecanismos de controles, além de assegurar a organização juridicamente, ajudam também a comprovar o cuidado com a integridade, confidencialidade e facilidade de acesso aos documentos

Muitas Organizações de Saúde têm optado por fazer o uso de tecnologias para isso, pois, além de diminuir os espaços para o armazenamento de documentos físicos, eleva ainda mais a eficiência e segurança nesse processo, uma vez que as ferramentas tecnológicas permitem que todo o workflow da Gestão de Documentos (Elaboração, Busca, Revisão, Aprovação, Disseminação, Guarda e afins) seja realizada de maneira automatizada, ágil e muito mais inteligente.

Uma outra preocupação que deve estar associada, é que como estamos na Era da Informação e o número de dados e informações produzidos tendem a crescer, com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) esses cuidados devem ser redobrados. Por isso, reforçamos mais uma vez a importância de, além de focar nas outras esferas da Gestão, dar uma atenção especial à Gestão dos Documentos

 

Referências

ONA – Manual Brasileiro de Acreditação

 

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Maitê Marta

Sou Fundadora do Grupo Eleve, Gestora e Educadora Corporativa com o firme propósito de desenvolver pessoas e negócios contribuindo para um mundo melhor. Atuo há onze anos em Projetos de Desenvolvimento Organizacional e Humano ajudando pessoas, empresas e Organizações de Saúde a transformarem suas jornadas e seus resultados através de soluções em Gestão Empresarial, Educação Corporativa e Desenvolvimento Humano. Sou Contadora. Possuo MBA em Controladoria para Gestão de Negócios e em Qualidade, Segurança e Meio Ambiente. Sou Green Belt. Facilitadora de Grupos. Profissional Coach Executivo e Analista Comportamental DISC. Possuo experiências com Sistemas de Certificação e Acreditação ONA. Sou apaixonada por Espiritualidade, Gestão de Negócios e o Desabrochar Humano. Amo fazer com que o trabalho tenha mais significado e a vida tenha mais sentido.

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