É importante automatizar a gestão de documentos na área da saúde?
A importância de automatizar a gestão de documentos na área da saúde

É importante automatizar a gestão de documentos na área da saúde?

Antes de iniciar este artigo, eu revisitei os outros tópicos sobre os quais publiquei neste blog e descobri algo em comum em todos eles: eu sempre cito as peculiaridades e complexidade da área de saúde, principalmente na questão da gestão de documentos.

Acha que fiquei surpreso com a minha constatação? Não! Desde que iniciei meus estudos sobre os processos hospitalares me dei conta de que administrar uma instituição hospitalar, laboratorial, ou qualquer outra instituição ligada à área de saúde, de alguma forma, é lidar com uma infinidade de integrações entre processos, relações profissionais e humanas intrincadas e muitos, muitos riscos.

Exatamente por este motivo, a gestão de procedimentos e suas inter-relações acaba gerando uma quantidade enorme de documentos. Procedimentos, manuais, formulários, planilhas, fluxogramas etc. Todos elaborados para apoiar iniciativas de treinamentos e a operação do cotidiano e, por isso, precisam ser desenvolvidos de forma a facilitar as atividades dos colaboradores, acelerar as consultas em momentos de dúvidas, ou seja, precisam ser úteis, atualizados e de fácil entendimento.

Existem muitos documentos na área da saúde? 

Apenas para ilustrar, tenho um registro das empresas nas quais já atuei e, independentemente do número de colaboradores, nunca administrei menos do que 2.000 documentos. Atualmente, mesmo realizando um trabalho recente de otimização de documentos, eliminando documentos pouco úteis, juntando conteúdos similares ou complementares, trabalho com cerca de 3.500 documentos.

Já passei, inclusive, por diversas fases (velho não… experiente), desde gestão dos documentos no formato manual, incluindo as temidas listas mestras (que contém todo o volume de documentos da instituição, sua versão vigente, datas de elaboração, responsáveis pela elaboração e atualização, entre outras demais informações), até complexos sistemas de gestão, com sistemas de cobranças automáticas de vigência e vencimento, controles de versões e responsabilidades etc.

Manter uma lista mestra atualizada era como enxugar um grande bloco de gelo. Assim que você conclui a atualização é o momento de começar novamente, verificando cada um dos documentos.

Vale a pena automatizar a gestão de documentos?

Um dos grandes desafios na gestão de documentos é o engajamento dos gestores e colaboradores na sua manutenção e atualização. Não servem de absolutamente nada documentos desatualizados. Aliás, os documentos de uma instituição precisam ser o retrato da operação. Imagine você com um mapa para chegar a um destino com uma série de ruas que não existem mais ou que foram alteradas em sua mão de direção? Tudo fica mais difícil, não? 

Agora, tente atender um novo tipo de convênio sem as instruções corretas no momento de agendar uma cirurgia ou sem saber quais documentos precisam ser solicitados, quais formulários preenchidos e entregues para a autorização de um exame. O risco de não conseguir a autorização ou não receber pelo procedimento pode significar a continuidade da parceria com essa nova fonte de receitas.

Por isso, manter todos os documentos atualizados e vigentes é condição primária na gestão de instituições de saúde. Missão impossível sem o conhecimento técnico dos gestores das áreas e a atenção sobre tudo que está ocorrendo na operação.

Mas… espera um minuto?!? Se o engajamento é tão importante e manter documentos atualizados e vigentes é fundamental, apesar de toda a complexidade dos processos inerentes da área, vale a pena realizar todo este trabalho tão complexo e minucioso de forma manual? Por que ainda insistimos em não investir nessa gestão?

Há um aspecto ainda mais importante: processos de certificação e acreditação exigem, cada vez mais, gestão estratégica atuante e coerente. E a gestão de documentos de uma instituição está intimamente ligada a essa coerência. Repetindo, desde que sejam documentos úteis e que estejam alinhados a toda essa estratégia.

Investir em uma gestão de documentos automatizada pode ser um passo fundamental para desperdiçar menos tempo dos profissionais nesses processos. Um sistema de gestão de documentos que auxilie no acompanhamento dos tipos de documento, facilite a pesquisa com uma indexação inteligente, fluxos automatizados de cobrança aos gestores e colaboradores para a atualização periódica, além de uma interface que facilite a consulta durante a operação pode ser fator determinante para ganhos em escala e em diversas frentes.

Por isso, automatizar o processo de gestão de documentos na área da saúde é tão importante, principalmente na situação na qual nos encontramos. A complexidade dos processos da saúde se justificam pela sua importância, afinal, estamos falando sobre o cuidado com a vida das pessoas, portanto, qualquer investimento de melhoria nesta área vale a pena. 

Paulo Eduardo de A. Souza

Administrador Hospitalar pelo Centro Universitário São Camilo, especialista em Gestão de Projetos Estratégicos pelo Instituto Brasileiro de Tecnologia Avançada e Project Management Professional desde 2010. Atua como Gerente da Qualidade em um dos maiores laboratórios de Análises Clínicas de São Paulo, além de já ter gerenciado projetos de acreditação em metodologias nacionais e internacionais em hospitais públicos e privados. Atua também como consultor na implantação de processos de gestão estratégica, gestão da qualidade, projetos e processos.

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