Os impactos da gestão de documentos na segurança do paciente

Os impactos da gestão de documentos na segurança do paciente

Com o passar dos anos podemos observar que a tecnologia vem dominando o ambiente em que vivemos, nossa casa, nosso trabalho e a nossa vida. A utilização da tecnologia para comunicação e para o controle de informações têm sido uma ferramenta importante para apoiar o sistema de gestão. Além disso, a gestão de documentos ajuda a garantir a segurança do paciente.

A busca pela excelência no atendimento, visando a segurança do paciente, exige um controle severo das informações. Devido ao aumento significativo da quantidade de dados a serem gerenciados, do número de profissionais que precisam controlar os processos e das demandas para acesso em tempo real das informações, o gerenciamento de dados acaba sendo dificultado. Desta forma, impacta de forma negativa o resultado dos processos e a segurança dos pacientes. Agora, vamos entender como a gestão de documentos impacta na segurança do paciente?

Importância do gerenciamento da informação documentada

A informação é um dos principais recursos da organização. É um instrumento de comunicação relacionado a processos e atividades da empresa. Além disso, serve como fonte de conhecimento para os colaboradores executarem suas atividades.

A saúde é uma das áreas que mais demandam de um controle de informações seguras, afinal, são vidas que estão em jogo, não é?!

Diariamente temos milhares de informações sendo compartilhadas dentro das empresas. Portanto, precisamos ter atenção naquelas informações que orientam o futuro da organização, mostrando o registro do passado.

Desafio e benefícios de uma gestão de documentos bem feita

O desafio é gerenciar a informação documentada de forma que o sistema de gestão da qualidade da organização apoie os resultados estratégicos da empresa. Para isso, precisamos que os documentos sejam utilizados, revisados e estejam disponíveis para o acesso dos colaboradores.

Gerenciar documentos de forma correta não só assegura a execução dos processos de forma eficaz como também ajuda a empresa no desenvolvimento de competências. Além disso, preserva o conhecimento organizacional, apoia a estratégia e garante a segurança dos pacientes.

Você não precisa nem falar que isso dá mais trabalho do que cuidar de quadrigêmeos escorpianos, sozinho! Eu te entendo e muito. Há muita preocupação com a burocracia, não só pelos atritos e complexidades gerados no dia a dia, mas também com o engajamento do pessoal. 

Sim, a burocracia vai impactar de forma negativa o engajamento e também pode causar vulnerabilidades na segurança da informação.

Principais problemas do gerenciamento da informação documentada

Certo, estamos conversando sobre o gerenciamento de informações do sistema de gestão da qualidade. Como o foco é ter excelência, não podemos armazenar os dados em qualquer lugar. Caso contrário, teremos problemas com nossos processos, com o controle da informação (versão, disponibilização…) e com a segurança da informação.

Os documentos apoiam os processos para que as tarefas diárias sejam executadas de acordo com o proposto pela organização.Um problema comum de processo hoje é a consulta de documentos obsoletos que pode ocorrer por falha na forma de disponibilização dos mesmos. Quando não consigo bloquear download e impressão, e por meio do controle ineficiente de cópias físicas, tudo isso gera prejuízos e quebras no processo.

No controle das informações temos a vilã, a lista mestra. É difícil acompanhar as pendências na nossa rotina por conta de tempo, não é?! 

Além da rotina de ter que acompanhar, é preciso cobrar os colaboradores, disponibilizar o documento original, recolher assinaturas e o problema é tempo, confiabilidade (porque sempre têm aquele colaborador que faz revisão baseada no documento obsoleto que está na máquina dele) e rastreabilidade das informação.

Gestão de documentos e a segurança da informação

Um controle eficiente de documentação exige atenção na Segurança da Informação que é composta por 3 princípios: Disponibilidade, Integridade e Confidencialidade. Romper um desses parâmetros pode trazer danos graves à imagem da minha organização e a segurança do paciente. 

Imagine que durante uma cirurgia o médico precise consultar uma informação documentada que não está disponível em nenhum lugar na organização. Essa informação é indispensável para conclusão do procedimento cirúrgico e a falta dela levou o paciente à óbito. Ou então, a informação se encontra no local, porém derrubaram café no documento tornando-o ilegível. 

Seguindo esse exemplo, suponhamos que o documento estava nas mãos do médico e ele esqueceu no leito do paciente. As pessoas que estavam no quarto consultaram a informação ferindo o pilar de confidencialidade da informação. 

Veja que a disponibilidade, a integridade e a confidencialidade da informação documentada são essenciais para salvar vidas. Isso ajuda assegurar que o meu paciente esteja seguro e manter os dados da organização seguros para evitar problemas com a imagem, por exemplo.

Como superar os desafios gerenciamento da informação documentada

Gente, o primeiro passo é desburocratizar o processo sem afetar os pilares de segurança da informação, tá ligado?! Partindo desse ponto, informatizar a gestão de informações documentada, e também toda gestão da organização, poupa o tempo da qualidade eliminando atividades rotineiras. Como por exemplo, a cobrança manual de pendências e garante entregas consistentes para os clientes internos e externos.

Um software, além de permitir a centralização das informações facilitando o acesso dos colaboradores, elimina vários problemas. Nós da Forlogic já ajudamos vários clientes da área da saúde à melhorarem a sua gestão de documentos com o DOCS, e vou te contar quais são os benefícios que essa ferramenta traz:

  • Além de centralizar as informações e facilitar o acesso da informação (lembra da disponibilidade?), tenho rastreabilidade de acessos e consigo acompanhar as ações dos colaboradores no histórico do documento.
  • Consigo fornecer dados com qualidade aos colaboradores assim como manter a integridade das informações
  • O sistema permite criar hierarquia de pastas. Para cada pasta inserida na base, eu posso configurar a autonomia dos meus usuários por meio das permissões, bloqueando downloads e impressões desnecessárias, e assegurando que a informação seja acessada apenas por quem têm permissão pra isso (eu ouvi confidencialidade?)
  • Controlando as permissões, é fácil dizer “adeus” aos documentos obsoletos por conta dos downloads e impressões desnecessários
  • Têm como configurar pendência de revisão e validade. O sistema realiza a cobrança das pendências para revisões dos documentos
  • O ganho de agilidade é tremendo, pois lista mestra é gerada de forma automática assim como os cabeçalhos e rodapés são atualizados assim que geramos uma nova versão, evitando problemas com divergência de informação
  • Pendências de leitura, associação de documentos, revisão e aprovação dentro do fluxo no próprio sistema, controle de cópias físicas…parei!

Te contei que informatizar o seu sistema de gestão de documentos também pode evitar contaminação? Pois o papel é uma fonte de contaminação, você sabe disso melhor que eu inclusive.

Se você não acredita que tem solução para seus problemas com informação documentada, é porque você não conhece o DOCS! Ferramenta que ajuda na gestão de documentos e ajuda a manter a segurança do paciente.

Eu estou disposta a te ajudar com a padronização de informações, a inter-relação entre as áreas tendo a visão dos processos de ponta a ponta, e garantir a Segurança da Informação para melhorar a qualidade de atendimento do seu paciente, buscando excelência da sua organização.  Cê topa?

Preencha o formulário abaixo que eu e outros especialistas do Qualiex entraremos em contato com você!

 

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